Jak wybrać producenta oprogramowania dla firmy? 9 rzeczy, które warto sprawdzić

Wybór producenta oprogramowania dla firmy łatwo sprowadzić do porównania funkcji, ceny i terminu wdrożenia. W praktyce to za mało.

System, który ma wspierać sprzedaż, realizację zleceń, produkcję, dokumenty czy pracę zespołu, staje się częścią codziennego działania firmy. Ważne jest więc nie tylko to, co producent potrafi zaprogramować, ale też czy potrafi zrozumieć proces, który oprogramowanie ma obsługiwać.

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić kilka rzeczy.

Czy najpierw pyta o firmę, czy od razu pokazuje funkcje?

To jeden z pierwszych sygnałów. Jeśli rozmowa zaczyna się od godzinnej prezentacji wszystkich modułów, zanim dostawca w ogóle dowie się, czym firma się zajmuje, trudno mówić o rzeczywistym dopasowaniu rozwiązania.

Dobra analiza powinna zacząć się od pytań o to, jak trafia do firmy klient, jak powstaje oferta, co dzieje się po jej zaakceptowaniu, kto uczestniczy w realizacji, gdzie przechowywane są informacje i dokumenty, jak pilnowane są terminy, gdzie powstają koszty i jak proces jest rozliczany. Dopiero później warto rozmawiać o funkcjach.

Czy rozumie proces biznesowy, a nie tylko technologię?

Producent oprogramowania powinien oczywiście znać technologię. Dla klienta równie ważna jest jednak umiejętność przełożenia rzeczywistej pracy firmy na system.

Czasem problem, który użytkownik opisuje jako „potrzebujemy nowego modułu”, wcale nie wymaga nowego modułu. Może wymagać zmiany przepływu informacji, uproszczenia jednego etapu albo wykorzystania funkcji, która już istnieje. Dobry dostawca powinien potrafić to rozróżnić – zamiast od razu programować to, o co poproszono.

Czy potrafi powiedzieć „tego nie warto robić”?

To niedoceniane kryterium. Nie każda funkcja, o którą poprosi klient, rzeczywiście poprawi sposób działania firmy. Czasem jej wykonanie będzie kosztowne, skomplikowane i wykorzystywane dwa razy w roku.

Producent, który zna procesy biznesowe, powinien potrafić powiedzieć: „możemy to zrobić, ale prostsze rozwiązanie będzie dla Państwa lepsze”. To zwykle dobry znak – oznacza, że dostawcy zależy na efekcie dla firmy, a nie tylko na liczbie zrealizowanych godzin.

Czy rozwiązanie można rozwijać etapami?

Próba wdrożenia wszystkiego naraz zwiększa ryzyko. W wielu firmach lepiej zacząć od jednego kluczowego procesu, na przykład zapytanie → oferta → realizacja, a dopiero później dołączać dokumenty, magazyn, koszty, kolejne działy, raportowanie czy automatyzację.

Warto więc zapytać, czy system pozwala rozwijać się razem z firmą, zamiast wymagać, żeby firma od pierwszego dnia dopasowała się do całego systemu.

Kto faktycznie będzie uczestniczył w analizie i wdrożeniu?

Warto wiedzieć, z kim firma będzie pracowała po podpisaniu umowy. Czy osoba prowadząca pierwszą rozmowę nadal będzie uczestniczyć w projekcie? Czy analizę wykonuje zespół techniczny, konsultant biznesowy, czy ktoś, kto rzeczywiście zna system od środka? Jeżeli ważna jest możliwość bezpośredniej współpracy z dostawcą z regionu, warto również sprawdzić, gdzie działa jego zespół i jak wygląda kontakt po wdrożeniu.

Przy bardziej złożonych wdrożeniach jakość komunikacji między klientem a osobami projektującymi rozwiązanie ma ogromne znaczenie – to od niej zależy, czy system faktycznie odzwierciedli sposób pracy firmy, czy tylko wyobrażenie dostawcy na jego temat.

Czy producent rozwija własny produkt?

Producent własnego systemu i firma tworząca każde rozwiązanie od zera to dwa różne modele. Jeśli dostawca rozwija własny produkt, warto sprawdzić, od jak dawna system istnieje, czy jest regularnie rozwijany, czy ma wspólną platformę dla wielu klientów oraz co jest częścią standardu, a co wymaga indywidualnego wdrożenia.

Taki model daje możliwość połączenia zalet gotowego, sprawdzonego produktu z dopasowaniem do konkretnej organizacji.

Jak wygląda opieka po wdrożeniu?

Uruchomienie systemu rzadko jest ostatnim etapem. Firma się zmienia – pojawiają się nowi pracownicy, inne procesy, nowe wymagania klientów i kolejne pomysły na automatyzację.

Dlatego warto zapytać, kto zapewnia wsparcie, jak zgłasza się problemy, jak realizowane są modyfikacje, jak wygląda aktualizacja systemu i czy rozwiązanie nadal będzie rozwijane za kilka lat. Odpowiedzi na te pytania mówią więcej o realnym koszcie współpracy niż sama cena wdrożenia.

Czy koszty są zrozumiałe?

Cena „systemu” może oznaczać bardzo różne rzeczy. Warto osobno ustalić: abonament lub licencję, wdrożenie, konfigurację, migrację danych, integracje, późniejsze modyfikacje oraz utrzymanie i wsparcie.

Dobry producent powinien potrafić wyjaśnić, za co klient płaci teraz i jakie koszty mogą pojawić się później – zamiast zaskakiwać nimi po podpisaniu umowy.

Czy da się zobaczyć system na przykładzie własnego procesu?

To jeden z najlepszych testów. Zamiast oglądać dziesiątki funkcji, warto wybrać jedno rzeczywiste zlecenie i poprosić dostawcę, żeby pokazał, jak pojawi się klient, jak powstanie oferta, jak informacja przejdzie do realizacji, jak zostaną przypisane zadania, gdzie znajdą się dokumenty i jak można sprawdzić aktualny status.

Taka prezentacja mówi o systemie znacznie więcej niż długa lista modułów – pokazuje, czy system pasuje do sposobu pracy firmy, czy firma miałaby się dopasować do systemu.

Producent oprogramowania czy gotowy program?

Nie każda firma potrzebuje indywidualnie rozwijanego rozwiązania. Jeśli proces jest prosty i standardowy, gotowy program może być najlepszym wyborem.

Im bardziej złożona jest jednak organizacja, liczba etapów i przepływ informacji między działami, tym ważniejsza staje się możliwość dopasowania rozwiązania do konkretnego sposobu pracy.

Jak wygląda to w NSF?

W NSF rozwijamy własne oprogramowanie i od początku działalności pracujemy z systemami tworzonymi dla konkretnych potrzeb firm. Przy NSF Core staramy się łączyć oba podejścia: korzystamy z gotowej platformy, ale sposób jej działania konfigurujemy pod rzeczywisty proces klienta.

Dlatego prezentację też zaczynamy od rozmowy o firmie. Nie chodzi o pokazanie wszystkich funkcji NSF Core, tylko o sprawdzenie, które z nich mogą uporządkować konkretny sposób pracy.

Umów prezentację NSF Core →