Ile kosztuje oprogramowanie dla firmy? Od czego naprawdę zależy cena systemu

Na pytanie „ile kosztuje system dla firmy?” najłatwiej odpowiedzieć: to zależy. Problem w tym, że taka odpowiedź niewiele daje osobie, która próbuje zaplanować budżet.

Cena może oznaczać miesięczny abonament za gotowy program, jednorazowe wdrożenie, konfigurację systemu, integrację z innymi narzędziami albo budowę indywidualnego rozwiązania. W dwóch firmach zatrudniających tyle samo osób zakres prac może być zupełnie inny.

Dlatego zamiast zaczynać od konkretnej kwoty, warto najpierw zrozumieć, za co właściwie się płaci. W praktyce koszt systemu zależy przede wszystkim od tego, jak skomplikowany jest proces firmy, ile danych i systemów trzeba połączyć oraz jak bardzo rozwiązanie ma być dopasowane do sposobu pracy organizacji.

Sama cena programu to tylko część kosztu

Kupując prostą aplikację internetową, łatwo porównać abonamenty: 49 zł, 199 zł, 499 zł miesięcznie. Przy bardziej złożonych systemach dla firm sam abonament mówi jednak niewiele.

Do uruchomienia rozwiązania mogą być potrzebne również: analiza procesu, konfiguracja, przygotowanie struktury danych, migracja informacji ze starych systemów, integracje, automatyzacje, dodatkowe funkcje, szkolenie użytkowników, testy oraz późniejsze wsparcie i rozwój. Dlatego dwa systemy kosztujące podobnie miesięcznie mogą mieć zupełnie inny całkowity koszt wdrożenia i użytkowania.

Z drugiej strony droższy abonament nie musi oznaczać droższego rozwiązania w praktyce. Jeśli system eliminuje kilka godzin ręcznej pracy każdego dnia, zmniejsza liczbę błędów i pozwala szybciej obsłużyć klientów, jego realny koszt może być niższy niż taniego programu, który wymaga ciągłego przepisywania danych.

Cztery różne sposoby kupowania oprogramowania

1. Gotowy system w abonamencie

To najprostszy model: firma wybiera istniejące rozwiązanie, zakłada konto i korzysta z dostępnych funkcji. Najlepiej działa wtedy, gdy proces jest typowy i dobrze pasuje do sposobu działania programu.

Najczęściej płaci się za miesięczny lub roczny abonament, liczbę użytkowników, wybrane moduły, dodatkowe funkcje i większe limity danych. Zaletą jest szybki start i stosunkowo łatwy do przewidzenia koszt. Ograniczeniem – konieczność dopasowania firmy do sposobu działania programu. Jeśli proces organizacji jest nietypowy, szybko pojawiają się arkusze, dodatkowe aplikacje i ręczne obejścia.

2. Gotowa platforma konfigurowana pod firmę

To rozwiązanie pośrednie między zwykłym programem a systemem tworzonym od zera. Istnieje gotowa baza technologiczna, ale można dostosować do firmy między innymi procesy, statusy, formularze, role użytkowników, widoki, raporty, automatyzacje i sposób przepływu informacji. Taki model stosujemy między innymi przy NSF Core.

Dzięki temu nie trzeba finansować budowy podstawowych elementów systemu od podstaw, a jednocześnie można znacznie lepiej dopasować rozwiązanie do firmy. Koszt zależy wtedy nie tylko od korzystania z platformy, ale też od zakresu konfiguracji i wdrożenia.

3. Integracja i automatyzacja istniejących systemów

Czasem firma wcale nie potrzebuje nowego, dużego programu. Może już mieć dobre narzędzia do księgowości, sprzedaży, magazynu czy produkcji – problem polega na tym, że nie wymieniają między sobą informacji. Pracownik pobiera dane z jednego systemu i wpisuje je do drugiego. Ktoś ręcznie tworzy dokument. Inna osoba aktualizuje status w kilku miejscach naraz.

W takiej sytuacji znacznie bardziej opłacalne może być stworzenie integracji lub automatyzacji niż wymiana całego środowiska. Koszt zależy między innymi od liczby integrowanych systemów, dostępności API, ilości przesyłanych danych, częstotliwości synchronizacji i tego, jak wiele sytuacji wyjątkowych trzeba obsłużyć.

4. Oprogramowanie tworzone indywidualnie

Największa elastyczność zwykle oznacza też największy zakres prac. System tworzony od podstaw może dokładnie odwzorować proces firmy, ale trzeba zaprojektować i wykonać elementy, które w gotowych platformach już istnieją.

Oprogramowanie na zamówienie warto rozważać wtedy, gdy istnieje konkretne biznesowe uzasadnienie: proces jest nietypowy, rozwiązanie daje firmie realną przewagę konkurencyjną, dostępne systemy wymagają zbyt wielu obejść, potrzebna jest specjalistyczna funkcja albo skala operacji uzasadnia automatyzację. Nie każda nietypowa potrzeba oznacza jednak konieczność budowania całego systemu od zera – czasem wystarczy indywidualny moduł dołączony do istniejącej platformy.

Co najbardziej wpływa na koszt wdrożenia?

Złożoność procesu.

Liczba pracowników nie zawsze jest najważniejsza – firma zatrudniająca 15 osób może mieć bardzo skomplikowany proces realizacji, podczas gdy organizacja licząca 50 osób może pracować według prostego, powtarzalnego modelu. Na koszt wpływa liczba etapów procesu, liczba wyjątków, liczba osób i ról, zależności między działami oraz liczba typów realizacji. Im więcej wariantów trzeba obsłużyć, tym więcej pracy wymaga analiza, konfiguracja i testowanie.

Liczba obszarów objętych systemem.

Inny zakres ma system obsługujący wyłącznie klientów i sprzedaż, a inny rozwiązanie łączące sprzedaż, zlecenia, produkcję, magazyn, dokumentację, koszty i raportowanie. Czasem warto uruchomić wszystko jednocześnie, częściej jednak lepsze jest wdrożenie etapowe – pozwala szybciej uruchomić pierwszy wartościowy proces i przesunąć mniej pilne elementy na później.

Integracje.

Integracja może być bardzo prosta albo wymagać dużo dodatkowej logiki. Największe znaczenie ma to, czy drugi system udostępnia dobre API lub inny przewidywalny sposób wymiany danych. Jeśli dane można pobrać i zapisać w prosty sposób, zakres prac jest mniejszy. Jeśli trzeba obsługiwać nietypowe formaty, stare oprogramowanie lub wiele wyjątków, koszt rośnie.

Migracja danych.

„Mamy dane w starym systemie” nie mówi jeszcze, ile pracy będzie wymagało ich przeniesienie. Trzeba ustalić, jakie dane są dostępne, w jakim formacie, czy są kompletne, czy zawierają duplikaty, które informacje są nadal potrzebne i jak odwzorować je w nowym systemie. Dlatego czasem sama migracja jest niewielkim zadaniem, a czasem staje się jednym z ważniejszych elementów całego projektu.

Indywidualne funkcje.

Każda funkcja zaprojektowana specjalnie dla jednej firmy wymaga czasu – trzeba ją zrozumieć, zaprojektować, wykonać, przetestować, wdrożyć i później utrzymywać. Dlatego przy wycenie warto pytać nie tylko „czy możemy to zrobić?”, ale też „czy rzeczywiście potrzebujemy tego w pierwszym etapie?”.

Najdroższa funkcja może być tą, której firma nie potrzebuje

W projektach informatycznych bardzo łatwo rozbudowywać zakres. „Skoro już robimy system, to może jeszcze…” – i pojawia się kolejny raport, kolejny ekran, dodatkowa automatyzacja albo rzadko używany scenariusz. Każdy z tych elementów osobno może wyglądać niewinnie. Problem pojawia się, gdy takich małych dodatków jest kilkadziesiąt.

Dlatego warto rozdzielić potrzeby na trzy grupy: to, co musi działać, czyli elementy niezbędne do uruchomienia procesu; to, co warto zrobić później, czyli funkcje, które mają sens, ale nie blokują pierwszego etapu; oraz pomysły do sprawdzenia, których wartość nie jest jeszcze pewna.

Czasem najlepszym sposobem na obniżenie ceny systemu nie jest negocjowanie stawki wykonawcy, tylko usunięcie z projektu funkcji, które nie przynoszą realnej wartości.

Koszt wdrożenia to również czas własnego zespołu

Ten element jest często pomijany. Po stronie firmy ktoś musi uczestniczyć w analizie, podejmować decyzje, przygotowywać dane, testować, odpowiadać na pytania i pomagać innym pracownikom przejść na nowy sposób pracy. Jeśli projekt przez kilka miesięcy wymaga regularnego zaangażowania kilku kluczowych osób, jest to realny koszt organizacji – nawet jeśli nie widać go na żadnej fakturze.

Dobrze prowadzone wdrożenie powinno ograniczać liczbę zbędnych spotkań i decyzji. Jednym ze sposobów jest rozpoczęcie od dobrze opisanego procesu – przygotowaliśmy osobną checklistę przed wdrożeniem systemu, która pomaga zebrać najważniejsze informacje przed pierwszą analizą.

Tanie oprogramowanie może okazać się drogie

Cenę zakupu łatwo porównać. Znacznie trudniej policzyć koszt codziennych, drobnych strat. Jeśli pięciu pracowników każdego dnia po 20 minut przepisuje te same informacje między systemami, firma traci ponad półtorej godziny pracy dziennie. W ciągu roku robi się z tego setki godzin.

Do tego dochodzą błędy, poprawki, opóźnienia, nieaktualne dane i czas poświęcany na szukanie informacji. Dlatego przy porównywaniu systemów warto patrzeć nie tylko na koszt zakupu, ale też na koszt pozostawienia obecnego problemu bez rozwiązania.

Jak porównywać dwie wyceny oprogramowania?

Dwie oferty mogą różnić się ceną kilkukrotnie i obie mogą być prawidłowe – tylko dotyczą czegoś innego. Zanim porówna się kwoty, warto sprawdzić:

• Co dokładnie obejmuje wdrożenie – czy wykonawca tylko uruchamia program, czy również analizuje proces i konfiguruje rozwiązanie?
• Czy migracja danych jest w cenie, a jeśli tak – jakich danych?
• Czy integracje są uwzględnione, czy dopiero zostaną wycenione osobno?
• Czy użytkownicy otrzymają wsparcie przy uruchomieniu?
• Co dzieje się po wdrożeniu – jak wygląda rozwój, wsparcie i obsługa zmian?
• Kto odpowiada za analizę – czy po spotkaniu handlowym projekt trafia do zupełnie innego zespołu?
• Co jest standardem, a co pracą dodatkową?

Dobra wycena powinna pozwalać zrozumieć nie tylko cenę, ale też co konkretnie zostanie za nią wykonane.

Jak obniżyć koszt wdrożenia bez pogorszenia efektu?

• Zacznij od jednego procesu – nie próbuj rozwiązać wszystkich problemów firmy naraz.
• Ogranicz pierwszy zakres – pierwsza wersja powinna być użyteczna, ale nie musi realizować wszystkich pomysłów.
• Uporządkuj dane przed migracją – nie płać za przenoszenie informacji, których później nikt nie potrzebuje.
• Pozostaw systemy, które dobrze działają – nie wymieniaj narzędzia tylko dlatego, że wdrażasz nowe.
• Zaangażuj osobę mogącą podejmować decyzje – długie oczekiwanie na drobne decyzje wydłuża projekt.
• Automatyzuj tam, gdzie efekt można policzyć – jeśli konkretna czynność zajmuje codziennie kilka godzin, łatwiej ocenić, czy jej automatyzacja się opłaca.

Czy oprogramowanie na zamówienie zawsze jest najdroższe?

Nie zawsze – wszystko zależy od tego, co się porównuje. Gotowy system może wyglądać tanio na początku, ale jeśli później trzeba dokupić wiele modułów, opłacać dużą liczbę użytkowników, wykonywać ręczne obejścia, utrzymywać kilka dodatkowych programów i przepisywać dane, całkowity koszt może być wysoki.

Z kolei dobrze zaprojektowany indywidualny moduł może rozwiązać jeden ważny problem bez wymiany całego środowiska. Dlatego decyzji „gotowy system czy rozwiązanie indywidualne” nie warto sprowadzać wyłącznie do ceny początkowej. Szerzej opisaliśmy ten temat w artykule „Oprogramowanie na zamówienie – kiedy ma sens, a kiedy lepiej wybrać gotowy system?„.

Ile więc powinien kosztować system dla firmy?

Tyle, żeby koszt rozwiązania był uzasadniony problemem, który usuwa. To może brzmieć zbyt ogólnie, ale jest ważne: automatyzacja czynności wykonywanej raz w miesiącu ma inną wartość niż automatyzacja czynności wykonywanej codziennie przez dziesięć osób. Raport, którego nikt nie wykorzystuje, ma inną wartość niż informacja, która pozwala uniknąć kosztownych opóźnień.

Dlatego zanim oceni się cenę, dobrze jest policzyć, ile dziś kosztuje sam problem: czas pracowników, liczba błędów, opóźnienia, utracone zamówienia, trudność w zwiększaniu liczby realizacji, brak informacji zarządczej albo konieczność zatrudniania kolejnych osób tylko do ogarniania chaosu. Dopiero w takim kontekście można uczciwie ocenić, czy wdrożenie systemu się opłaca.

Jak podchodzimy do kosztu systemu w NSF?

Nie zaczynamy od próby sprzedania największego możliwego projektu. Najpierw chcemy zobaczyć proces – sprawdzamy, co dziś działa dobrze, czego nie warto zmieniać, gdzie pojawia się ręczna praca, które systemy można pozostawić, jakie integracje mają sens i który fragment procesu warto uporządkować jako pierwszy.

Dopiero później decydujemy, czy właściwym rozwiązaniem będzie gotowy program, konfiguracja NSF Core, integracja, automatyzacja czy indywidualny rozwój. Czasem najlepszym projektem jest ten, z którego po analizie udało się usunąć połowę pierwotnie planowanych funkcji.

Dobra wycena zaczyna się przed wyceną

Im lepiej rozumiemy proces, tym łatwiej oszacować zakres prac. Dlatego przygotowując się do rozmowy z dostawcą, warto mieć przede wszystkim jeden rzeczywisty przykład procesu, listę największych problemów, informacje o używanych systemach, podstawową wiedzę o danych, priorytety pierwszego etapu i osobę odpowiedzialną za podejmowanie decyzji.

Nie trzeba natomiast samodzielnie projektować całego systemu. Rolą dobrego dostawcy jest pomóc przełożyć problem biznesowy na właściwe rozwiązanie technologiczne.

Najczęstsze pytania