Jaki system do zarządzania firmą wybrać przy 10–50 pracownikach?

Firma zatrudniająca 10, 20 czy 40 osób znajduje się często w szczególnym momencie rozwoju. Jest już zbyt duża, żeby właściciel miał w głowie wszystkie zlecenia, terminy i ustalenia. Jednocześnie może być jeszcze zbyt mała, żeby potrzebować ogromnego systemu korporacyjnego z setkami funkcji.

Dlatego pytanie „jaki system powinniśmy kupić?” warto zastąpić innym: które informacje i procesy musimy połączyć, żeby firma mogła dalej rosnąć bez dokładania sobie chaosu?

Liczba pracowników nie jest najważniejsza

Firma zatrudniająca 12 osób może mieć znacznie bardziej skomplikowane procesy niż firma zatrudniająca 40. Znaczenie ma raczej liczba równoległych klientów i zleceń, liczba osób uczestniczących w jednej realizacji, liczba etapów procesu, sposób prowadzenia dokumentacji, rozliczanie kosztów i ilość informacji, które trzeba przekazywać między działami.

Wielkość firmy jest więc tylko wskazówką. Znacznie ważniejsza jest złożoność codziennej pracy.

CRM?

CRM sprawdza się dobrze, gdy głównym problemem jest sprzedaż. Pozwala uporządkować potencjalnych klientów, kontakty, szanse sprzedaży, oferty i follow-upy.

Problem pojawia się wtedy, gdy po sprzedaży zaczyna się wieloetapowa realizacja. CRM świetnie odpowiada na pytanie „czy sprzedaliśmy?”, ale nie zawsze odpowiada na pytanie, co dzieje się dalej z tym, co sprzedaliśmy.

System do zadań?

Jeśli największym problemem jest organizacja pracy zespołu, dobry system zadań może rozwiązać bardzo wiele. Pozwala określić zadanie, osobę odpowiedzialną, termin i status.

Wraz ze wzrostem firmy samo zadanie może się jednak okazać zbyt małą jednostką. Zespół chce wiedzieć też, z którym klientem dane zadanie jest związane, z jakiego zlecenia wynika, gdzie są jego dokumenty i jaki wpływ ma jego wykonanie na kolejne etapy. Bez tego kontekstu zadania stają się listą oderwanych czynności, a nie fragmentem większego procesu.

ERP?

ERP może obejmować wiele obszarów firmy i w odpowiednich organizacjach jest właściwym rozwiązaniem. Przy wyborze warto jednak sprawdzić, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście potrzebuje całego standardowego modelu ERP, czy raczej konkretnych procesów – sprzedaży, realizacji zleceń, dokumentacji, pracowników, magazynu, produkcji, kosztów i raportowania.

Nie chodzi więc o to, czy nazwa systemu brzmi „ERP”. Liczy się, czy wspiera rzeczywisty sposób pracy firmy.

Kilka osobnych programów?

To bardzo popularny model: CRM do sprzedaży, system zadań do pracy zespołu, dysk do dokumentów, arkusz do zleceń, jeszcze inne narzędzie do kolejnego obszaru.

Na początku bywa to rozwiązanie jak najbardziej rozsądne. Problem zaczyna się wtedy, gdy największą pracą staje się przenoszenie informacji między tymi systemami. W takiej sytuacji warto policzyć nie tylko koszt licencji, ale też czas, który zespół traci na przepisywanie danych, szukanie informacji, sprawdzanie, która wersja jest aktualna, dopytywanie innych pracowników i ręczne tworzenie raportów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?

Czy obejmuje cały kluczowy proces?
Rozpisz: klient → sprzedaż → realizacja → rozliczenie – i sprawdź, w ilu miejscach ten proces się przerywa.

Czy informację wprowadza się raz?
Jeżeli dane klienta czy zlecenia trzeba przepisywać między kolejnymi systemami, ten problem będzie prawdopodobnie narastał razem z firmą.

Czy system pokazuje odpowiedzialność?
Powinno być od razu jasne: kto, co i do kiedy ma zrobić, oraz czego dana czynność dotyczy.

Czy właściciel dostaje aktualny obraz sytuacji?
System nie powinien tylko gromadzić danych. Powinien pomagać odpowiadać na pytania zarządcze, bez konieczności składania ich ręcznie z kilku źródeł.

Czy można go dopasować do firmy?
To szczególnie ważne, jeśli firma ma własny, sprawdzony sposób realizacji zleceń. Dobry proces bywa przewagą przedsiębiorstwa – nie zawsze warto go zmieniać tylko dlatego, że program narzuca inny schemat.

Czy system może rozwijać się razem z organizacją?
Nie trzeba wdrażać wszystkiego pierwszego dnia. Często lepiej zacząć od najważniejszego procesu i stopniowo dokładać kolejne elementy.

Od czego zacząć?

Nie od listy funkcji. Najpierw warto wziąć jedno rzeczywiste zlecenie firmy i prześledzić cały jego przebieg: skąd wziął się klient, gdzie zapisano ustalenia, jak powstała oferta, jak przekazano ją do realizacji, kto dostał zadania, gdzie trafiły dokumenty, jak pilnowano terminu, gdzie pojawiły się koszty i jak sprawę ostatecznie rozliczono.

Taki jeden przykład bardzo szybko pokazuje, czego firma naprawdę potrzebuje – często dużo szybciej niż porównywanie list funkcji różnych systemów.

Jak podchodzimy do tego w NSF Core?

NSF Core nie jest projektowany jako jeden sztywny schemat dla wszystkich przedsiębiorstw. Łączymy w jednym środowisku klientów, projekty, zadania, dokumenty, pracowników i dane, a potem dopasowujemy sposób ich wykorzystania do rzeczywistego procesu firmy.

Dlatego podczas prezentacji najpierw pytamy o sposób pracy organizacji. Dopiero potem pokazujemy te elementy systemu, które mogą się w niej faktycznie przydać.

Prezentacja trwa około 30–40 minut i nie zobowiązuje do wdrożenia.

Umów prezentację NSF Core →