Oprogramowanie dla firmy produkcyjnej – jakie obszary powinien łączyć jeden system?

W firmie produkcyjnej samo zarządzanie produkcją to tylko część procesu. Zanim coś trafi na halę, zwykle najpierw pojawia się klient, zapytanie, kalkulacja, oferta i zamówienie. Po wykonaniu produktu zostają jeszcze magazyn, transport, dokumenty, koszty, rozliczenie i dalszy kontakt z klientem.

Dlatego przy wyborze oprogramowania dla firmy produkcyjnej warto patrzeć szerzej niż tylko na sam etap produkcji. Największa wartość pojawia się wtedy, gdy kolejne etapy korzystają z tej samej informacji – zamiast zaczynać za każdym razem od nowa.

1. Klient i sprzedaż

Proces zaczyna się dużo wcześniej niż na produkcji. System powinien pozwalać zachować dane klienta, historię kontaktu, zapytania, ustalenia, przygotowane oferty i planowany dalszy kontakt.

Dzięki temu zaakceptowana oferta może stać się od razu początkiem kolejnego etapu – bez ponownego przepisywania tych samych danych.

2. Zlecenie

Po akceptacji oferty informacje powinny trafić do realizacji w uporządkowany sposób. Zlecenie powinno jasno odpowiadać na pytania: co wykonujemy, dla kogo, w jakiej ilości, na kiedy, kto odpowiada i jakie dokumenty czy ustalenia są z nim związane.

To właśnie tutaj najczęściej powstaje luka między sprzedażą a produkcją – handlowiec wie, co ustalił z klientem, ale ta wiedza nie zawsze trafia do osoby, która realizuje zamówienie.

3. Zadania i odpowiedzialność

Nie każde zlecenie to pojedyncza czynność. Może wymagać przygotowania projektu, zatwierdzenia materiałów, zamówienia komponentów, przygotowania produkcji, wykonania, kontroli, pakowania i transportu.

System powinien pokazywać nie tylko listę rzeczy do zrobienia, ale też kto za co odpowiada i jak poszczególne etapy zależą od siebie nawzajem. Dzięki temu widać od razu, czy kolejny krok czeka na coś, co jeszcze się nie wydarzyło.

4. Dokumentacja

Produkcja generuje dużo dokumentów: projekty, rysunki, specyfikacje, zdjęcia, protokoły, ustalenia z klientem, dokumentację wykonawczą.

Jeśli dokumentacja funkcjonuje osobno, niezależnie od zlecenia, szybko pojawia się problem z wersjami i wyszukiwaniem – ktoś pracuje na starym rysunku albo szuka ustaleń w kilku miejscach naraz. Lepszym rozwiązaniem jest powiązanie dokumentów bezpośrednio z konkretną realizacją, żeby wszystko, co dotyczy danego zlecenia, było dostępne w jednym miejscu.

5. Produkcja

Dopiero tutaj dochodzimy do tego, co zwykle pierwsze kojarzy się z oprogramowaniem produkcyjnym. System powinien pozwalać określić, co jest do wykonania, na jakim etapie jest zlecenie, jaki jest zaplanowany termin, jakie czynności już wykonano, kto za nie odpowiada i czy pojawiają się opóźnienia.

Zakres może być oczywiście dużo szerszy – zależy od charakteru konkretnej produkcji.

6. Magazyn i materiały

Informacja o realizacji powinna być powiązana również z zasobami potrzebnymi do jej wykonania. Nie zawsze potrzebny jest do tego rozbudowany system magazynowy klasy WMS – często wystarczy szybka odpowiedź na pytania: czy materiał jest dostępny, co trzeba zamówić, co już zostało wykorzystane i czego brakuje, żeby zakończyć konkretne zlecenie.

7. Koszty i rentowność

Samo stwierdzenie, że zlecenie zostało wykonane, nie wystarczy. Właściciel firmy powinien móc odpowiedzieć na pytanie: czy na tej realizacji rzeczywiście zarobiliśmy?

Dlatego warto powiązać ze zleceniem koszty zakupów, pracy, usług zewnętrznych i innych wydatków, w zależności od specyfiki firmy. Bez tego rentowność poszczególnych zleceń trzeba liczyć osobno, ręcznie, już po fakcie – co w praktyce oznacza, że rzadko ktoś to w ogóle robi.

8. Logistyka i zakończenie realizacji

Produkcja może być zakończona, a proces klienta jeszcze nie. Zostają: wysyłka, odbiór, montaż, protokół, dokumenty, rozliczenie.

System obejmujący cały proces pozwala sprawdzić nie tylko, czy coś zostało wyprodukowane, ale czy cała sprawa rzeczywiście się zakończyła.

9. Powrót do klienta

To element, który firmy najczęściej pomijają. Zakończone zlecenie jest też informacją dla sprzedaży – może oznaczać potrzebę follow-upu, przypomnienia po określonym czasie, ponownej oferty, serwisu albo kolejnego zamówienia.

Dzięki temu proces nie kończy się na wystawieniu dokumentu sprzedaży, tylko naturalnie prowadzi do kolejnego kontaktu z klientem.

Jeden system czy kilka wyspecjalizowanych?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy produkcyjnej. Duże zakłady mogą potrzebować zaawansowanych, specjalistycznych systemów w poszczególnych obszarach.

W mniejszych i średnich firmach największym problemem najczęściej nie jest jednak brak rozbudowanej funkcji produkcyjnej, tylko brak przepływu informacji między sprzedażą, realizacją, magazynem i rozliczeniem. Dlatego przed wyborem systemu warto najpierw narysować cały proces – od zapytania do powrotu do klienta – i dopiero na tej podstawie ocenić, czego naprawdę brakuje.

Oprogramowanie powinno odpowiadać procesowi firmy

W NSF Core możemy połączyć kolejne obszary w jeden przepływ: klient → oferta → zlecenie → zadania → produkcja → dokumentacja → magazyn → koszty → rozliczenie → ponowny kontakt.

Nie oznacza to, że każda firma musi korzystać z każdego elementu. System powinien być dopasowany do rzeczywistego sposobu pracy organizacji, a nie odwrotnie.

Zobacz NSF Core →

Umów prezentację →