7 sygnałów, że firma wyrosła już z arkuszy, maili i kilku osobnych programów

Arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna i kilka prostych programów potrafią świetnie obsługiwać firmę przez wiele lat. Problem zaczyna się wtedy, gdy przybywa klientów, pracowników i równoległych zleceń, a żeby podjąć jedną decyzję, trzeba zbierać informacje z kilku różnych miejsc.

Nie oznacza to od razu, że firma potrzebuje wielkiego systemu ERP. Częściej oznacza, że dotychczasowy sposób organizowania informacji przestał nadążać za skalą działalności.

Oto siedem sygnałów, które obserwujemy najczęściej.

1. Żeby dowiedzieć się, co dzieje się ze zleceniem, trzeba zapytać konkretnego pracownika

Klient dzwoni z pytaniem o realizację. Handlowiec wie, że zamówienie zostało przekazane dalej. Osoba odpowiedzialna za produkcję zna aktualny etap. Ktoś inny wie, czy zamówiono potrzebne materiały.

Informacja więc istnieje – tylko nie ma jednego aktualnego obrazu sprawy. Jeśli odpowiedź na pytanie „na jakim etapie jest to zlecenie?” regularnie wymaga telefonu, wiadomości albo przejścia od biurka do biurka, warto przyjrzeć się temu, jak informacja krąży po firmie.

Dobrze zorganizowany system pozwala zobaczyć historię sprawy, jej aktualny etap, osoby odpowiedzialne, terminy i najważniejsze dokumenty – bez pytania nikogo o nic.

2. Te same dane są przepisywane między kilkoma programami

Dane klienta trafiają do CRM. Potem ktoś przepisuje je do arkusza z realizacjami. Kolejna osoba zakłada katalog dokumentów. Dane potrzebne do rozliczenia lądują jeszcze gdzie indziej.

Każde takie przepisanie to nie tylko dodatkowa praca – to też ryzyko. Informacja zmieniona w jednym miejscu może nie zostać zaktualizowana w innym. Ktoś pracuje na starej wersji. Wkrada się literówka. Część danych po prostu nie trafia dalej.

Rosnąca firma powinna dążyć do sytuacji, w której dane wprowadzone raz są potem wykorzystywane na kolejnych etapach procesu – zamiast być przepisywane od nowa za każdym razem.

3. Coraz więcej rzeczy jest „na już”

W zespole, który ma dużo pracy, naturalnie zdarzają się sytuacje wymagające szybkiej reakcji. Gorzej, gdy pilność staje się podstawowym sposobem zarządzania firmą.

Ktoś przypomina o terminie. Ktoś inny w ostatniej chwili zauważa zapomniane zlecenie. Klient ponawia wiadomość, bo nie dostał odpowiedzi.

W takich sytuacjach problemem rzadko jest zaangażowanie pracowników. Częściej brakuje jednego miejsca, które pokazuje: co trzeba zrobić, do kiedy, kto za to odpowiada, od czego zależy dane zadanie i które sprawy zaczynają się opóźniać.

4. Właściciel zna sytuację firmy głównie z rozmów

To bardzo charakterystyczny etap rozwoju przedsiębiorstwa. Na początku właściciel uczestniczy niemal we wszystkim i na bieżąco wie, co dzieje się u klientów. Wraz ze wzrostem firmy zaczyna jednak zarządzać przez pytania: co z ofertą dla klienta X, czy to zamówienie już wyszło, dlaczego ten projekt się opóźnia, kto się tym zajmuje, czy to zlecenie w ogóle było rentowne.

Rozmowy z zespołem są oczywiście potrzebne. Nie powinny jednak służyć głównie odtwarzaniu podstawowego stanu firmy. Podstawowe informacje operacyjne powinny być dostępne od razu, bez konieczności ich ręcznego zbierania.

5. Dokumenty są „gdzieś”

Umowa w mailu. Najnowsza wersja projektu na dysku. Ustalenia z klientem w komunikatorze. Kosztorys w arkuszu. Zdjęcia z realizacji w telefonie pracownika.

Każde z tych narzędzi może być samo w sobie dobre. Problem pojawia się wtedy, gdy nie wiadomo, który dokument dotyczy której sprawy i która wersja jest tą aktualną. W dobrze uporządkowanym procesie dokument jest powiązany z konkretnym klientem, projektem czy zleceniem – i to jest jasne bez szukania.

6. Firma ma coraz więcej programów, ale niekoniecznie więcej kontroli

CRM rozwiązuje problem sprzedaży. Program do zadań pomaga zespołowi. Dysk sieciowy przechowuje dokumenty. Kolejny system obsługuje jeszcze inny obszar.

Każde z tych narzędzi może działać bardzo dobrze samodzielnie. Problemem staje się granica między nimi – moment, w którym informacja musi przejść z jednego programu do drugiego. W praktyce firmy na tym etapie rzadko potrzebują kolejnego programu. Potrzebują lepszego połączenia informacji, które już mają.

7. Firma rośnie, a razem z nią rośnie chaos

To najważniejszy sygnał ze wszystkich. Więcej klientów powinno oznaczać rozwój – nie powinno automatycznie oznaczać proporcjonalnie więcej telefonów, arkuszy, ręcznych kontroli i pytań o status.

Jeśli każde kolejne zlecenie wymaga dokładania kolejnej ręcznej procedury, warto sprawdzić, czy ograniczeniem nie stał się sam sposób organizacji pracy.

Czy to oznacza, że trzeba wdrożyć ERP?

Niekoniecznie. Pierwszym krokiem nie powinien być wybór programu, tylko rozpisanie rzeczywistego procesu firmy: zapytanie → oferta → zamówienie → realizacja → dokumenty → koszty → rozliczenie → dalszy kontakt z klientem.

Dopiero wtedy widać, gdzie informacja się urywa, gdzie jest przepisywana ręcznie, a gdzie zależy wyłącznie od pamięci jednej osoby. I dopiero na tej podstawie można zdecydować, jakiego systemu firma naprawdę potrzebuje.

Jak podchodzimy do tego w NSF

Przy wdrożeniach NSF Core zaczynamy właśnie od procesu, nie od funkcji. Na początku nie pokazujemy klientowi wszystkiego, co system potrafi – najpierw chcemy zrozumieć, jak faktycznie wygląda praca w jego firmie. Dopiero potem można ocenić, które elementy warto połączyć i uporządkować.

Chcesz sprawdzić, jak taki proces mógłby wyglądać w Twojej firmie?

Umów prezentację NSF Core →