Automatyzacja procesów w firmie – od czego zacząć i co naprawdę warto automatyzować?

Automatyzacja brzmi dziś jak oczywisty kierunek rozwoju firmy. Skoro program może wykonać część pracy automatycznie, to dlaczego nadal robi ją człowiek?

Problem w tym, że nie każdą czynność warto automatyzować. Można poświęcić dużo czasu i pieniędzy na zautomatyzowanie procesu, który zdarza się kilka razy w roku. Można też zbudować bardzo zaawansowane rozwiązanie dla procesu, który za trzy miesiące będzie wyglądał zupełnie inaczej.

Dlatego w praktyce nie zaczynamy od pytania „co możemy zautomatyzować?”. Znacznie lepsze pytanie brzmi: gdzie dziś tracimy najwięcej czasu, gdzie najczęściej powstają błędy i gdzie człowiek wykonuje pracę, którą system mógłby zrobić za niego?

Automatyzacja nie musi oznaczać sztucznej inteligencji

W ostatnich latach automatyzację bardzo często łączy się z AI. Tymczasem wiele najbardziej wartościowych automatyzacji w firmach jest znacznie prostszych. System może na przykład automatycznie utworzyć zadanie po zaakceptowaniu oferty, przepisać dane klienta do dokumentu, zmienić status zlecenia po wykonaniu określonej czynności, powiadomić odpowiednią osobę o opóźnieniu, wygenerować dokument, przesłać dane do innego programu, przypomnieć o kończącym się terminie albo zaktualizować informacje w kilku miejscach jednocześnie.

Nie potrzeba do tego modelu językowego ani rozbudowanego systemu AI. Potrzebny jest przede wszystkim dobrze opisany proces i jasna reguła działania.

Sztuczna inteligencja może rozszerzyć możliwości automatyzacji, szczególnie tam, gdzie pojawiają się dokumenty, tekst, klasyfikacja informacji albo analiza danych. Nie powinna jednak zastępować podstawowego porządku w procesie.

Najpierw znajdź pracę, która nie powinna być wykonywana ręcznie

W wielu firmach automatyzacje można znaleźć bez wielomiesięcznej analizy. Wystarczy przyjrzeć się codziennej pracy zespołu.

Dobrym sygnałem jest zdanie „za każdym razem trzeba…” – za każdym razem trzeba przepisać dane, wysłać ten sam mail, przypomnieć działowi produkcji, sprawdzić kilka programów, przygotować ten sam dokument, zmienić status albo skopiować dane z arkusza do systemu.

Jeśli jakaś czynność występuje często, przebiega według podobnego schematu i nie wymaga każdorazowo skomplikowanej decyzji, jest bardzo dobrym kandydatem do automatyzacji.

Gdzie „integracją” jest pracownik

To jeden z najczęstszych przypadków, które widzimy podczas analizy procesów. Firma korzysta z kilku poprawnie działających programów. Problem w tym, że każdy z nich działa osobno.

Przykładowo: handlowiec otrzymuje zamówienie, wpisuje dane do jednego systemu, kopiuje je do arkusza, wysyła informacje mailem. Inna osoba przepisuje dane do programu produkcyjnego. Kolejny pracownik przygotowuje dokument. Po zakończeniu realizacji ktoś aktualizuje status w jeszcze innym miejscu.

Formalnie firma ma kilka systemów informatycznych. W praktyce ich integracją jest człowiek. To właśnie takie miejsca często dają największy i najszybszy efekt automatyzacji – nie dlatego, że dana czynność jest bardzo trudna, ale dlatego, że jest prosta i wykonywana setki albo tysiące razy.

Co najczęściej warto automatyzować?

1. Przepisywanie danych

Jeśli pracownik przepisuje tę samą informację z jednego miejsca do drugiego – dane klienta, numery zleceń, produkty, adresy, terminy, wartości zamówień, statusy czy dane do dokumentów – warto sprawdzić, czy system nie może zrobić tego automatycznie. Ręczne przepisywanie danych zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłki.

2. Tworzenie powtarzalnych dokumentów

Oferty, potwierdzenia, protokoły, zamówienia, raporty czy dokumenty wewnętrzne często powstają według tego samego schematu. Jeśli większość potrzebnych danych już znajduje się w systemie, nie ma powodu, żeby pracownik wpisywał je ponownie – dokument może zostać przygotowany automatycznie na podstawie informacji zgromadzonych podczas procesu.

3. Powiadomienia i przypomnienia

Wiele procesów działa tylko dlatego, że ktoś o nich pamięta. Pracownik sprawdza terminy. Kierownik przypomina zespołowi. Handlowiec pilnuje odpowiedzi klienta. Ktoś codziennie przegląda listę zleceń, żeby zobaczyć, czy coś nie jest opóźnione.

System może wykryć określoną sytuację i automatycznie wysłać powiadomienie, utworzyć zadanie, oznaczyć problem, przypisać odpowiedzialną osobę albo eskalować opóźnienie. Człowiek nadal podejmuje decyzję, ale nie musi ręcznie szukać sytuacji, które wymagają jego uwagi.

4. Przekazywanie pracy między osobami i działami

Zakończenie jednego etapu często automatycznie powinno oznaczać rozpoczęcie kolejnego. Jeśli oferta została zaakceptowana, można utworzyć zlecenie. Jeśli dokumentacja została zatwierdzona, zadanie może trafić do produkcji. Jeśli produkcja się zakończyła, można powiadomić logistykę. Jeśli zlecenie zostało zamknięte, można przekazać informacje do rozliczenia.

Dobrze zaprojektowany system prowadzi proces dalej bez konieczności ręcznego pilnowania każdego przekazania.

5. Raportowanie

Raport przygotowywany raz w miesiącu może nie być problemem. Ale jeśli kierownik codziennie zbiera informacje z kilku arkuszy i programów tylko po to, żeby sprawdzić, co jest opóźnione, ile zleceń jest w realizacji, jakie są koszty, kto ma najwięcej pracy albo jaka jest wartość otwartych projektów, warto zastanowić się, czy te dane nie mogą być prezentowane automatycznie. Dobry raport nie powinien wymagać wcześniejszego ręcznego przygotowania danych przez kilka osób.

Jak ocenić, czy dana automatyzacja ma sens?

Nie trzeba od razu tworzyć skomplikowanego modelu finansowego. W pierwszym kroku wystarczy odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

• Jak często wykonywana jest czynność – raz na kwartał, czy pięćdziesiąt razy dziennie?
• Ile czasu zajmuje jedno wykonanie – minutę, dziesięć minut, godzinę?
• Ile osób wykonuje tę czynność – jedna osoba czy cały dział?
• Czy sposób wykonania jest powtarzalny? Im bardziej przewidywalny proces, tym łatwiejsza automatyzacja.
• Jak często pojawiają się błędy i ile czasu zajmuje ich późniejsze poprawianie?
• Czy dane potrzebne do wykonania czynności są już dostępne cyfrowo? Jeśli tak, zakres automatyzacji może być znacznie prostszy.

Prosty przykład: 20 minut dziennie może oznaczać setki godzin rocznie

Załóżmy, że pięciu pracowników każdego dnia poświęca po 20 minut na przepisywanie lub sprawdzanie danych. To 100 minut dziennie łącznie. Przy około 220 dniach roboczych w roku daje to ponad 366 godzin rocznie – i mówimy tylko o jednej czynności.

Jeśli automatyzacja pozwoli ograniczyć większość tej pracy, łatwo policzyć, ile czasu odzyska firma. Do tego można dodać koszt błędów, poprawek i opóźnień, które wynikają z ręcznego przepisywania. Dlatego przy ocenie kosztu oprogramowania dla firmy warto patrzeć nie tylko na cenę wdrożenia, ale też na wartość problemu, który system ma usunąć.

Nie automatyzuj złego procesu

To jedna z ważniejszych zasad. Jeśli proces jest niepotrzebnie skomplikowany, automatyzacja może sprawić tylko, że zły proces zacznie działać szybciej.

Przykład: firma wykonuje osiem kroków, ponieważ tak było przez ostatnie dziesięć lat. Po analizie okazuje się, że trzy z nich powstały wyłącznie dlatego, że używany kiedyś program miał określone ograniczenia. Budowanie automatyzacji dla wszystkich ośmiu etapów nie ma sensu – najpierw warto zapytać, czy dany krok jest w ogóle jeszcze potrzebny.

Czego nie warto automatyzować w pierwszej kolejności?

Rzadkich sytuacji wyjątkowych. Jeśli coś wydarza się dwa razy w roku i obsługa zajmuje pięć minut, budowanie specjalnego mechanizmu może nigdy się nie zwrócić.

Procesu, który ciągle się zmienia. Automatyzacja wymaga jasnych reguł. Jeśli firma nie wie jeszcze, jak docelowo powinien wyglądać proces, lepiej najpierw go ustabilizować.

Decyzji wymagających doświadczenia i kontekstu. System może zebrać dane, uporządkować informacje i zasugerować kolejny krok, ale nie każdą decyzję warto oddawać automatowi.

Chaosu w danych. Jeśli dane są niekompletne, niespójne albo rozsiane po wielu przypadkowych miejscach, pierwszym etapem powinno być ich uporządkowanie, nie automatyzacja.

Czynności tylko dlatego, że „da się je zautomatyzować”. Techniczna możliwość nie jest jeszcze uzasadnieniem biznesowym.

Automatyzacja nie zawsze wymaga nowego systemu

To również ważne. Jeśli firma korzysta z programu, który dobrze obsługuje swój obszar, nie trzeba go wymieniać tylko dlatego, że chcemy zautomatyzować część procesu. Czasem wystarczy połączyć dwa istniejące systemy, dodać automatyczne przekazywanie danych, stworzyć mały moduł, zmienić sposób konfiguracji albo dodać mechanizm generowania dokumentów.

W innych przypadkach problem polega jednak na tym, że proces jest rozproszony między zbyt wieloma narzędziami. Wtedy sensowniejsze może być stworzenie jednego miejsca, które spina klientów, zlecenia, zadania, dokumenty i dane. Właśnie taki model wykorzystujemy przy NSF Core.

Od jednej automatyzacji do uporządkowanego procesu

Największa wartość często nie powstaje wtedy, gdy automatyzujemy pojedynczą czynność. Powstaje wtedy, gdy kilka zmian zaczyna tworzyć jeden spójny proces: zapytanie klienta → oferta → akceptacja → zlecenie → zadania → realizacja → dokumenty → rozliczenie.

Jeśli każdy etap działa w osobnym programie, nawet małe czynności generują dużo pracy organizacyjnej. Jeśli proces jest połączony, system może automatycznie przekazywać dane i uruchamiać kolejne kroki. Wtedy pracownik zajmuje się przede wszystkim tym, co wymaga jego wiedzy, decyzji albo kontaktu z klientem.

Od czego zacząć automatyzację w swojej firmie?

Nie od zakupu programu. Wybierz jeden rzeczywisty proces – najlepiej taki, który występuje często, angażuje kilka osób, wymaga przepisywania informacji, wykorzystuje kilka programów lub arkuszy i regularnie powoduje opóźnienia albo błędy.

Następnie przejdź przez ten proces krok po kroku i przy każdej czynności zapytaj: kto ją wykonuje, ile czasu zajmuje, jak często występuje, skąd bierze dane, dokąd przekazuje wynik, czy za każdym razem przebiega podobnie, co się stanie, jeśli nie zostanie wykonana, i czy naprawdę musi ją wykonywać człowiek.

Już taka prosta analiza często pokazuje pierwsze miejsca warte automatyzacji. Jeśli chcesz zrobić to szerzej, pomocna będzie również nasza checklista przygotowania firmy do wdrożenia systemu.

Dobry pierwszy etap powinien dawać widoczny efekt

Nie jesteśmy zwolennikami rozpoczynania projektu od kilkudziesięciu automatyzacji jednocześnie. Znacznie lepiej wybrać zamknięty fragment procesu – na przykład automatyczne utworzenie zlecenia po akceptacji, generowanie dokumentów, przekazywanie danych do produkcji, automatyczną kontrolę terminów albo raportowanie jednego ważnego obszaru.

Po uruchomieniu można sprawdzić, ile czasu faktycznie udało się odzyskać, czy spadła liczba błędów, jak reagują użytkownicy, co warto poprawić i jaki powinien być kolejny etap. Takie podejście ogranicza ryzyko i pozwala rozwijać rozwiązanie na podstawie rzeczywistych efektów, nie założeń.

Automatyzacja i AI – gdzie sztuczna inteligencja może mieć sens?

AI rozszerza dziś zakres procesów, które można automatyzować. Szczególnie interesujące są zadania związane z treścią i nieustrukturyzowanymi informacjami – system może wspierać klasyfikowanie wiadomości, analizowanie dokumentów, wyciąganie informacji z tekstu, przygotowywanie projektów odpowiedzi, porządkowanie zgłoszeń, podsumowywanie danych czy wyszukiwanie informacji w dokumentacji.

Tu też obowiązuje jednak ta sama zasada: najpierw trzeba wiedzieć, jaki problem się rozwiązuje. Dodanie AI do nieuporządkowanego procesu nie sprawi automatycznie, że proces stanie się dobry.

Jak podchodzimy do automatyzacji w NSF?

Nie zaczynamy od katalogu technologii. Najpierw chcemy zobaczyć rzeczywisty przebieg pracy – interesuje nas, gdzie pojawia się ręczne przepisywanie danych, które czynności są powtarzalne, gdzie informacja czeka na człowieka, gdzie proces wymaga ręcznego pilnowania, gdzie powstają błędy, jakie programy już działają dobrze i ile razy dana czynność występuje.

Dopiero wtedy można zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem będzie prosta automatyzacja, integracja, konfiguracja NSF Core, dodatkowy moduł czy rozwiązanie indywidualne. Nie każda firma potrzebuje dużego projektu – czasem jedna dobrze wybrana automatyzacja daje bardziej widoczny efekt niż rozbudowany system obejmujący obszary, które wcześniej nie były problemem.

Najczęstsze pytania